Tietokillan hallitus on kokouksessaan 30.11.2004 hyväksynyt nämä excursiosäännöt. Nämä säännöt korvaavat aikaisemmat excursiosäännöt.
Nämä excursiosäännöt koskevat kaikkia Tietokilta ry:n excursioita ja niille osallistuvia henkilöitä. Tietokilta ry on Teknillisen korkeakoulun tietotekniikan osaston opiskelijoiden yhdistys. Näissä säännöissä siitä käytetään nimeä kilta.
Killan järjestämille excursioille ovat oikeutettuja osallistumaan kaikki killan jäsenet poislukien henkilöt, jotka eivät ole maksaneet aiempia excursioita ja excursiokiellossa olevat.
Excursio on tutustumismatka tietotekniikan opiskelijoita kiinnostavaan kohteeseen. Killan excursioita ovat kaikki killan organisoimat vierailut ja matkat sekä sellaiset vierailut ja matkat, joiden organisoinnissa kilta on toiminut yhtenä osapuolena. Excursion järjestäjä huolehtii ilmottautumis- ja muista excursioon liittyvistä järjestelyistä ja anoo tarvittaessa lakinkäyttöluvan.
Excursioiden tarkoituksena ei ole tuottaa voittoa. Maksullisten excursioiden ilmoittautumislistan yhteydessä ilmenee excursion maksimihinta sekä vähimmäismäärä, jolla excursio järjestetään. Jos excursion hinta nousee yli maksimihinnan, on excursiolle ilmoittautuneilla oikeus perua ilmoittautumisensa myös ilmoittautumisen sulkeutumisen jälkeen.
Jos excursiolle on rajattu osallistujamäärä ilmoitetaan ilmoittautumisen avautumisesta killan uutisryhmässä vähintään yhtä (1) viikkoa ennen ilmoittautumisen avautumista. Muussa tapauksessa ilmoitetaan vain ilmoittautumisen olevan avoinna. Molemmissa tapauksissa on myös ilmoitettava ilmoittautumisen päättymisaika, excursion ajankohta, mahdolliset kiintiöt sekä excursion maksimihinta.
Ilmoittautuminen excursiolle tapahtuu kirjoittamalla nimi, sähköpostiosoite ja muut pyydetyt tiedot ilmoittautumislistaan, joka saapuu ennalta ilmoitettuna ajankohtana killan ilmoitustaululle. Ilmoittautumislistassa mainitaan sen poistumisaika, kiintiöt ja excursion hinta.
Jos oman vuosikurssin lista on täynnä, voi nimensä laittaa varasijalle.
Ilmoittautumislistaa voidaan ylläpitää myös Internetissä tai sähköpostitse. Ilmoitettaessa listan saapumisajasta killan uutisryhmässä, on tällöin ilmoitettava myös osoite, jonka kautta ilmoittautuminen tapahtuu sekä muut ilmoittautumisen kannalta oleelliset tiedot.
Toisen henkilön saa ilmoittaa tai hänen puolestaan jonottaa excursiolle, jos on saanut luvan kyseiseltä henkilöltä. Ketään ei saa ilmoittaa excursiolle hänen tietämättään tai vastoin hänen tahtoaan.
Jos henkilö huomaa, että hänet on ilmoitettu excursiolle hänen tietämättään, ja perumisaika on jo mennyt umpeen, on hänen välittömästi ilmoitettava asiasta excursion järjestäjälle. Tällöin hänen ei tarvitse maksaa excursiomaksua, jos hän päättää olla osallistumatta excursiolle. Halutessaan hän voi osallistua excursiolle, mutta on silloin samassa asemassa kuin itse ilmottauduttuaan ja maksaa silloin myös osallistumismaksun.
Jos jonkun toisen luvatta excursiolle ilmoittanut henkilö saadaan kiinni, voi killan hallitus velvoittaa hänet maksamaan ilmoittamansa henkilön osallistumismaksu, vaikka luvatta ilmoitettu henkilö ei excursiolle osallistuisikaan. Killan hallitus voi myös määrätä hänelle excursiokiellon, kunnes luvatta excursiolle ilmoitetun henkilön excursiomaksu on maksettu.
Mikäli joku excursiolle mukaan haluava päättää aloittaa jonottamisen, tulee hänen ilmoittaa killan ilmoitustaululla kirjallisesti, että jonotus on alkanut. Jonotuksen aloittaja tai jonotuslistalla ensimmäisenä oleva pitää yllä kyseisen excursion vuosikurssikiintiöiden mukaista jonotuslistaa. Osaston ollessa avoinna tapahtuu jonotus kiltahuoneella ja osaston ollessa suljettu osaston pääoven välittömässä läheisyydessä. Killan hallituksen päätöksestä jono voidaan siirtää iltaisin myös muualle Otaniemen alueelle sellaiseen Tietokillan järjestämään tilaisuuteen, johon on vapaa pääsy ja jossa voidaan järjestää nimenhuuto. Tällöin asiasta on kuitenkin ilmoitettava ilmoitustaululla tai osaston ollessa suljettuna pääovella siten, että kaikki voivat ilmoituksen siitä lukea.
Jonossa pysymistä voidaan kontrolloida nimenhuudolla, jonka voi pitää kuka tahansa jonossa oleva, kuitenkin aikaisintaan 15 minuutin kuluttua edellisestä nimenhuudosta. Mikäli joku jonottajista ei ole paikalla kahdessa perättäisessä nimenhuudossa, hänet poistetaan jonosta. Mikäli on itse estynyt jonottamasta, voi jonoon hankkia itselleen sijaisen. Kukin jonossa oleva voi kuitenkin jonottaa vain yhtä paikkaa kerrallaan.
Excursion järjestävällä henkilöllä on oikeus jonottamatta osallistua excursiolle.
Excursioille, joiden ilmoittautumislistaa ylläpidetään internetissä tai sähköpostitse, ei voi jonottaa.
Excursion järjestäjän tulee ilmoittaa tarkka päivämäärä ja kellonaika, jolloin ilmoittautuminen päättyy. Ilmoittautumisen päätyttyä ilmoitustaululle tuodaan vahvistettu osallistujalista, josta selviävät excursiolle lähtijät. Ilmoittautuminen on sitova vahvistetun osallistujalistan julkistamisen jälkeen. Tämän jälkeen ilmoittautumisen voi perua vain kohdan 8 mukaisesti. Vahvistetun osallistujalistan julkistamisen jälkeen, jäljellä olevat varasijat jäävät voimaan, mutta eivät ole sitovia osallistumaan excursiolle jonkun peruessa ilmoittautumisen.
Ilmoittautumisen ollessa auki peruminen voidaan tehdä vetämällä nimi yli listalta tai sopimalla excursion järjestäjän kanssa. Ilmoittautumisen sulkeuduttua perumisesta on ilmoitettava viipymättä excursion järjestäjälle, joka kysyy lähtöhalukkaita varasijoilta ilmoittautumisjärjestyksessä. Jos halukkaita ei löydy, järjestäjä ilmoittaa tästä perujalle, joka on velvollinen joko etsimään itse sijaisen tai maksamaan excursion hinnan.
Jokainen excursion osallistuja on itse vastuussa omasta käytöksestään. Excursiolle lähtevän tulee muistaa, että hän edustaa kiltaa ja koko teekkarikuntaa. Henkilön, joka excursiolla ollessaan likaa tai tuhoaa excursiokohdetta, kulkuvälinettä tai majapaikkaa, käyttäytyy väkivaltaisesti tai muuten tuottaa kohtuutonta häiriötä tai haittaa, voi killan hallitus määrätä excursiokieltoon. Lievemmistä häiriöistä voi killan hallitus antaa excursiovaroituksen. Excursiolla aiheuttamansa vahingot korvaa asianomainen itse.
Excursion järjestäjät voivat lisäksi määrätä yksittäisen excursion luonteen mukaan erityisiä sääntöjä, joista heidän tulee ennen excursion alkua tiedottaa.
Excursiorangaistukset ovat excursiokielto ja excursiovaroitus. Rangaistuksista päättää killan hallitus. Rangaistusta määrättäessä on asianomaisille annettava mahdollisuus tulla kuulluksi asiassa. Kaikista rangaistuksista on toimitettava päätös kirjallisena viipymättä rangaistavalle. Päätöksestä voi valittaa killan sääntöjen mukaisella tavalla.
Killan hallitus voi määrätä excursiokiellon kohdan 9 mukaisesti. Excursiokielto on määräaikainen, kuitenkin enintään vuoden mittainen. Kielto on voimassa jo heti seuraavalla excursiolla.
Killan hallitus voi antaa excursiovaroituksen kohdan 9 mukaisesti. Excursiovaroitus annetaan määräajaksi, kuitenkin enintään vuodeksi. Varoitus on voimassa jo heti seuraavalla excursiolla. Henkilö, jolle killan hallitus antaa excursiovaroituksen voimassaoloaikana toisen varoituksen, katsotaan saaneeksi excursiokielto, joka määrätään kohdan 10.1 mukaisesti.
Niistä asiosta, joista säännöissä ei ole määrätty, päättää killan hallitus.